Cas d’èxit
Integració CRM + Comptabilitat: zero errors de transcripció
Com una empresa de serveis professionals va eliminar la doble introducció de dades i els errors comptables amb una integració automàtica.
0
Errors de transcripció
-70%
Temps tancament mensual
100%
Dades sincronitzades
2h
Estalvi diari
El repte
Dades duplicades entre dos sistemes que no es parlaven
L’empresa gestionava els seus clients i oportunitats a HubSpot, però el departament financer treballava amb Holded per a la comptabilitat. Quan es tancava una venda, algú havia d’introduir les dades manualment als dos sistemes.
Cada mes, el tancament comptable requeria hores de conciliació manual per detectar discrepàncies entre el CRM i la comptabilitat. Els errors eren freqüents: imports incorrectes, clients amb noms lleugerament diferent, dates que no coincidien.
A final d’any, la preparació per a l’assessor fiscal es convertia en un procés de dies per netejar dades i reconciliar registres.
La solució
Sincronització bidireccional en temps real
Vam implementar un flux n8n que sincronitza automàticament HubSpot i Holded: quan es tanca una oportunitat al CRM, es crea automàticament el client i la factura proforma a comptabilitat. Quan s’emet una factura, l’estat s’actualitza al CRM.
El sistema inclou validació de dades: si hi ha algun camp obligatori que manca o un client amb nom similar que ja existeix, avisa l’usuari abans de crear duplicats.
Eines utilitzades
- n8n (orquestració)
- HubSpot CRM
- Holded (comptabilitat)
- Slack (alertes d’incidències)
01
Venda tancada
HubSpot marca l’oportunitat com a guanyada.
02
Validació
n8n verifica les dades i detecta possibles duplicats.
03
Creació Holded
Es crea el client i la factura proforma a Holded automàticament.
04
Sync estat
Quan s’emet la factura, l’estat s’actualitza al CRM en temps real.
El resultat
Tancament mensual de dies a hores
Des de la implementació, no hi ha hagut cap error de transcripció. Les dades entre CRM i comptabilitat estan sempre sincronitzades, i el tancament mensual ha passat de 2 dies a menys de 4 hores.
L’assessor fiscal ara rep un fitxer net i complet. La preparació de l’informe anual, que abans durava una setmana, ara es fa en un dia. L’equip administratiu ha recuperat 2 hores diàries que dedicava a conciliació manual.
Següent pas
Connecta el teu CRM i la teva comptabilitat
Treballem amb HubSpot, Salesforce, Odoo, Holded, Sage i molts altres. Si tens API, ho podem connectar.